Privacyverklaring VTV Ridderspoor

>>Download hier de printer versie en pdf versie<<

Of lees hier onder:

Privacyverklaring versie 7 mei 2019

Privacyverklaring VTV Ridderspoor

Dit is de privacyverklaring van Volkstuindersvereniging Ridderspoor, Statutair gevestigd te Ridderbuurt 22a, 2402 NJ Alphen aan den Rijn, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40446143, hierna te noemen: ‘de Vereniging’.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in een verklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft.

  1. Lid worden

De vereniging verzamelt voornaam, indien van toepassing: roepnaam, achternaam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer (vast en/of mobiel) en e-mailadres t.b.v. het onderzoek of u lid kunt worden. Verder heeft de Vereniging deze gegevens nodig t.b.v. de uitvoering van de overeenkomst.

  1. Indien u lid wordt, worden uw gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst bewaard, onder verwijzing naar Artikel 6: Hoelang bewaren we uw gegevens. Indien u besluit geen lid te worden en/of de vereniging besluit hier om gegronde redenen toe, worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd, uiterlijk 1 maand na inschrijving.

  1. Gegevens worden verzameld en verwerkt c.q. indien van toepassing verwijderd door de ledenadministratie/tuinuitgifte.

  1. Welke gegevens verwerken wij van u

De gegevens die wij verzamelen en verwerken zijn afhankelijk van onze dienstverlening. Met name voor het uitvoeren van de overeenkomst en administratieve doeleinden, als het versturen van rekeningen en berichtgevingen vanuit de Vereniging zullen geslacht (Heer/Mevrouw), voorletters, indien gewenst: roepnaam, achternaam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, IBANbankgegevens en betaalgegevens verzameld worden. Hierna volgt een specificering welke gegevens waarvoor worden verzameld en verwerkt.

Een nieuw lid wordt met naam voorgesteld in het verenigingsblad ‘Ridderspoor’ dan wel op een afgeschermd gedeelte van de website.

  1. verwerking gegevens afhankelijk van soort dienstverlening

Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van onze dienstverlening. We verwerken in ieder geval uw contactgegevens – naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer en uw emailadres.

  1. financiële gegevens
    Wij verwerken uw bankrekeningnummer voor de contributie en overige rekeningen gedurende en in het belang van de overeenkomst.

  1. opnemen en bewaren gesprekken, beeldmateriaal en externe bronnen
    We bewaren geen gesprekken en verzamelen geen persoonsgegevens van u uit externe bronnen. Wij werken dus alleen met persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt. Foto’s en ander beeldmateriaal kunnen wij publiceren op de website, waarbij indien gewenst maatregelen worden genomen om te voorkomen dat personen herkenbaar in beeld komen. Hiertoe wordt er bij aankondiging van de evenementen een disclaimer op verschillende plaatsen kenbaar gemaakt.

  1. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:

  1. voor (verbetering van) onze dienstverlening
    Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld contact met u opnemen en u op de hoogte stellen van activiteiten.

  1. risico’s verkleinen
    Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om risico’s te verkleinen, bijvoorbeeld door uw IP-adres te registreren, wanneer u onze website bezoekt. We doen dit bijvoorbeeld wanneer u een formulier invult waarop u zelf gegevens invult. Het doel van deze registratie is het voorkomen en aanpakken van fraude of ander misbruik van onze site.
    We zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen en wachtwoorden. U ontvangt van ons een gebruikersnaam en een wachtwoord, dat bij eerste gebruik direct gewijzigd moet worden. Dit gewijzigde wachtwoord is alleen bij uzelf bekend en wordt door ons niet bewaard.

  1. marketing activiteiten uitvoeren

We houden u graag op de hoogte van de activiteiten van de Vereniging. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven of via social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

  1. verrichten en/of versturen van aankopen

Voor berichten t.b.v. aankopen producten voor uitlevering door de tuinwinkelcommissie worden voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mail adres, tuinnummer verzameld.

  1. versturen digitale berichten

Voor het versturen van digitale, dan wel analoge (zo lang er leden zijn zonder computer) berichten waaronder een nieuwsbrief, worden voornaam, achternaam en e-mail adres verzameld en verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst.

  1. versturen berichten van derden

Voor het versturen van berichten van derden, waaronder Gemeente Alphen aan den Rijn en het Hoogheemraadschap om u juist te informeren ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst, verzamelt de vereniging voornaam, achternaam en e-mailadres.

  1. De rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken

  1. Het aangaan van uw lidmaatschap.
  2. Het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld verstrekken van informatie aan de overheid indien wij daartoe verplicht zijn.
  3. Gerechtvaardigd belang van Volkstuindersvereniging Ridderspoor. Dit geldt o.a. voor activiteiten en controles aan de eisen gesteld in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement en/of Het Groene Boekje.
  1. Hoe beveiligen we uw gegevens
  1. Beveiliging
    We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van ruimtes en gegevensdragers waar gegevens zijn opgeslagen en we werken conform het vastgestelde informatie- beveiligingsbeleid.

b. geheimhouding

We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen daartoe bevoegde bestuurs- dan wel commissieleden mogen uw gegevens inzien en verwerken. Hiervoor geldt een Geheimhoudingsverklaring die van toepassing is op de betreffende bestuurs- en commissieleden.

  1. Hoelang bewaren we uw gegevens

Voor het bewaren van uw persoonsgegevens hebben we naast de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te maken met andere wetgeving. Op basis van de AVG mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Andere wetten kennen zowel minimale als maximale termijnen waar wij rekening mee moet houden. Uw persoonsgegevens bewaren we maximaal 2 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap. 

  1. Toestemming

Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming met inachtneming van de wettelijke eisen altijd weer intrekken. Hierbij verwijzen wij naar Artikel 9 lid b en c.

  1. Met wie kunnen we uw gegevens delen

De vereniging verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is.

  1. Wat zijn uw rechten
    1. gegevens inzien of verbeteren

U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd en verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen.

Wanneer u inzage in uw gegevens wilt, geven we deze pas als wij voldoende zekerheid hebben dat u bent wie u zegt dat u bent en kunnen wij u vragen zich te legitimeren. Stuur hiervoor een verzoek tot inzage of correctie naar privacy@vtv-ridderspoor.nl onder vermelding van ‘verzoek tot inzage/correctie’. Binnen een redelijke termijn ontvangt u een reactie van ons.

    1. gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’.

In de volgende situaties heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen.

      • de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
      • de toestemming voor het verwerken is ingetrokken;
      • er is gegrond bezwaar gemaakt tegen de verwerking;
      • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
      • op grond van een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te wissen.
    1. beperking van de verwerking
      Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer mogen worden verwerkt.

In geval van verzoek op verwijderen persoonsgegevens is het voor de Vereniging niet langer mogelijk tuinhuur en lidmaatschap te handhaven.

    1. overdracht van de gegevens

U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, maar kunt deze ook persoonlijk inzien op een afgeschermd gedeelte.

  1. Email, social media en Google

Bij een email aan een groep zullen wij de emailadressen van de geadresseerden alleen BCC vermelden.

  1. Aanpassing van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Dit kunnen wij doen bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze activiteiten of in de wet of in de rechtspraak. Deze tekst van de privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 mei 2018.

  1. Hebt u vragen of klachten?

Hebt u vragen of klachten over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de tuinuitgifte van de vereniging. Stuur een mail naar privacy@vtv-ridderspoor.nl of een brief naar de tuinuitgifte van de vereniging, p/a Ridderbuurt 22a, 2402 JN Alphen aan den Rijn. Als u vindt dat uw klacht niet afdoende is opgelost, kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, telefoon: 088 – 1805250.

Bijlagen: blanco Geheimhoudingsverklaring;

Lijst inzage functiehouders in persoonlijke gegevens.

Geheimhoudingsverklaring Volkstuindersvereniging Ridderspoor

Volkstuindersvereniging Ridderspoor gaat zorgvuldig om met (persoons)gegevens en verwacht dat ook van diegenen die actief zijn binnen de vereniging. Daarom geldt voor hen een geheimhoudingsplicht.

<Naam>, c.q. ondergetekende is als vrijwilliger/bestuurslid/commissielid actief bij Volkstuindersvereniging Ridderspoor.

Met het ondertekenen van deze verklaring verklaar ik, <Naam>:

  1. dat ik geheimhouding in acht neem over alle bijzonderheden die ik bij mijn inzet voor de vereniging over de vereniging, haar leden en andere relaties van de vereniging te weten ben gekomen. Het is mij verboden deze informatie op welke manier dan ook met derden direct of indirect te delen;

  1. dat het hierbij gaat om informatie waarvan ik het vertrouwelijke karakter ken of redelijkerwijs kan vermoeden. Dit geldt in elk geval, maar niet uitsluitend, voor (persoons)gegevens;

  1. dat deze geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na afloop van mijn inzet voor de vereniging;

  1. dat ik bij het einde van mijn actieve inzet voor de vereniging alle eigendommen, inclusief financiële middelen, correspondentie, aantekeningen, tekeningen, (elektronische) informatiedragers en andere zaken die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging inlever bij het bestuur van de vereniging. Ook alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging draag ik op dat moment over aan het bestuur van de vereniging. Na overdracht verwijder ik deze gegevens definitief en niet-traceerbaar;

  1. dat bij overtreding van deze verklaring tijdens mijn inzet voor de vereniging, de vereniging mijn inzet met onmiddellijke ingang mag beëindigen;

Naam ……………………………………………… Handtekening ………………………………………….

Datum ………………………………………………

Lijst inzage functiehouders in persoonlijke gegevens

Functie

Gegevens

Voorzitter

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- nummer, geboortedatum, lid per, tuin m.i.v., oppervlakte tuin

Secretaris

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- en lidnummer, geboortedatum, lid per, tuin m.i.v., oppervlakte tuin

Penningmeester

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- en lidnummer, geboortedatum, lid per, tuin m.i.v., oppervlakte tuin, bank rekeningnummer

Bestuurslid tuinuitgifte

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- en lidnummer, geboortedatum, lid per, tuin m.i.v., oppervlakte tuin

Bestuurslid/voorzitter bouw- en taxatiecommissie

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- nummer, lid per, tuin m.i.v., oppervlakte tuin

Bestuurslid tuincommissie

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- nummer, lid per, tuin m.i.v., oppervlakte tuin

Bestuurslid evenementen- en kantinecommissie

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- nummer

Voorzitter tuincommissie

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- nummer, tuin m.i.v.

Secretaris tuincommissie

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, tuin- nummer, tuin m.i.v.

Overige leden tuincommissie

Geen inzage in (persoonlijke) gegevens

Overige leden bouwcommissie

Geen inzage in (persoonlijke) gegevens

Overige leden taxatiecommissie

Geen inzage in (persoonlijke) gegevens

Commissielid evenementen- en kantinecommissie t.b.v. het gebruik kantine

Naam, telefoonnummer, mailadres, tuinnummer

Overige leden evenementen- en kantinecommissie

Geen inzage in (persoonlijke) gegevens

Voorzitter en commissieleden tuinwinkel

Geen inzage in persoonlijke gegevens, behalve welke leden zelf op bestelformulieren aangeven

Teamleiders algemeen onderhoud

Naam, telefoonnummer, mailadres, tuinnummer

Ploegleiders

Naam, telefoonnummer, mailadres

Commissielid t.b.v. opmaak schoonmaakrooster toiletgebouw 2/3

Naam, telefoonnummer, mailadres, tuinnummer

Redactiecommissie

Naam, adres, woonplaats en alle gegevens die leden persoonlijk aanreiken.